CASE: Effektive patientforløb i fremtidens tandreguleringsklinik
Deltagerobservation / Interview / Brugerrejse / Workshop
Når dørene til en ny og moderne tandreguleringsklinik bliver slået op, vil patienter og ansatte kunne se frem til nye fysiske rammer, der er blevet til i et samarbejde med CFIA. Udgangspunktet for samarbejdet var at sætte brugernes behov under lup, for at sikre, at den nye tandreguleringsklinik understøtter effektive behandlingsforløb. Rambøll har overtaget ansvaret for selve byggeriet.
OPGAVEN
Byggeriet af en ny tandreguleringsklinik sker på baggrund af en fusion mellem to tandklinikker i Graven og Tranbjerg, og forventes at stå færdig i 2019. Tandreguleringen i Aarhus Kommune har i mange år haft ventelister på behandlinger, hvilket skyldes fysiske begrænsninger på klinikkerne. Derudover opleves indretningen på klinikkerne som uhensigtsmæssige i forhold til diskretion for patienter og for de ansattes arbejdsgange.
Man kan sidde og kigge ude fra venteværelset og ind på behandlingsrummet, hvis de ikke lukker døren. Så hvis man har haft munden åben på vid gab, så sidder der en hel stime af forældre ude i venteværelset og kigger med.
Forælder til patient
Byggeriet af den nye tandreguleringsklinik er derfor en oplagt mulighed for at gentænke de fysiske rammer, så ventelisten nedbringes og tilfredsheden blandt brugerne bevares og forbedres, hvor det er muligt. Opgaven for personalet og CFIA var at opnå en forståelse af, hvad der er vigtigt for patienter og deres forældre for at sikre den bedst mulige patientoplevelse under et behandlingsforløb. Derudover var opgaven også at skabe en følelse af ejerskab og sameksistens blandt de ansatte ved at involvere de ansatte i forandringsprocessen frem mod byggeriets start.
Der har været et vedholdende fokus både på medarbejderne og patientforløbet. Her er der blevet lyttet til medarbejderne, men også bragt en nysgerrighed ind i forhold til brugerne. Det har givet nogle ærlige indsigter fra den kant.
Henriette Hansen
Souschef i tandplejen, Aarhus Kommune
METODE OG PROCES
CFIA metodiske tilgang bestod af forskellige dataindsamlingsmetoder, hvor patienter, deres forældre samt medarbejderne blev inddraget som primære kilder til data. Der er lavet interviews med patienter, pårørende og ansatte for at få indsigt i brugernes behov i ankomstsituationen, ventesituationen og behandlingssituationen. CFIA lavede desuden observationsrunder på begge klinikker af behandlingssituationer og arbejdsgange. Endeligt har alle medarbejderne taget billeder af ting og situationer, hvor de kunne se plads til forbedringer. Mange af medarbejderne har også lavet jobrotationer for en dag, for at få indblik i arbejdsgange forskellige steder på klinikken. De indsamlede data og den deraf opnåede viden er blevet omsat til handlingsanvisende forslag til det kommende byggeri. Her har det visuelle materiale vist sig at være stærke dialogredskaber.
RESULTAT
Den dybdegående research har blandt andet vist, at klinikken med fordel kan inddeles i funktionsområder ud fra, hvad der er patientens zone, hvad der er fælles, og hvad der er personalets zone. Derudover viser researchen også, at der skal tages højde for en potentiel konflikt mellem patienternes og de pårørendes behov for diskretion samt personalets behov for at arbejde effektivt og hjælpe hinanden på tværs.
Vi har haft et fantastisk tæt samarbejde med CFIA. Processen har skabt samarbejde mellem de to klinikker og bedre forståelse for hinandens måde at gøre det på. Medarbejdere glæder sig mere til den fælles klinik, for fremtiden er blevet mere nærværende og virkelig og det lyder så spændende, det vi får!
Kirsten Steiniche
Leder af tandreguleringsklinikken i Aarhus Kommune
Fra interviewene tegner der sig et ønske om, at behandlingssituationen så vidt muligt ikke bør være til offentlig skue, ligesom det også er personalets oplevelse, at der er brug for øget diskretion i behandlingssituationerne. Anbefalingerne samt det visuelle materiale er nu blevet præsenteret for Rambøll, som nu overtager projektet og ansvaret for byggeriet. CFIAs arbejde vil fungere som afsæt for byggeriets opførelse.
SAMARBEJDSPARTNERE
Henriette Hansen, projektleder, Souschef i tandplejen, Aarhus Kommune
Kirsten Steiniche, leder af tandreguleringsklinikken, Aarhus Kommune
KONTAKT
cfi@aarhus.dk
