Kan vi sprinte os til bedre velfærdsløsninger?

De fleste offentligt ansatte kender nok til den følelse af ”åhhh det har lange udsigter…”, når et nyt projekt skal sættes i gang. I CFIA afprøver vi Googles SPRINT som tilgang, og forsøger at hacke den offentlige styringsmodel – bare lidt.

Projektledere må ofte tilrette projektplaner efter en tværmagistratslig styregruppe og underliggende arbejdsgruppe med fastlagte mødekadencer for et år ad gangen. På både styregruppemøder og arbejdsgruppemøder med lange mødedagsordener skal der kvalificeres og træffes vigtige beslutninger, og de bliver ofte truffet på baggrund af indstillinger og bilag i hobetal. Og ofte kan det være vanskeligt at holde momentum, fokus, fremdrift og ikke mindst motivation for de involverede medarbejdere i de enkelte indsatser og udviklingsprojekter. Måske det endda kan hænde, at virkeligheden når at ændre sig og overhale projektoplægget indenom, inden projektet når til ende. I CFIA har vi sat os for at afprøve Googles SPRINT som metode til mere intensive udviklingsprocesser. Og vi er i godt i gang med at gøre os de første erfaringer.

Google og LEGO gør det, så kan vi da også i Aarhus!
Google Venture gør det. Facebook, Ideo og LEGO gør det. De bruger alle sammen Design Sprints som problemløsende tilgang og metode til at udvikle innovative løsninger inden for produktudvikling, strategier og brugeroplevelser – alt sammen i et kort og intensivt forløb, deraf navnet Design Sprint. Et Design Sprint bygger på mange af de samme greb som CFIA’s designdrevne tilgang til innovation, men er et intensivt og meget struktureret forløb på bare fem dage.

Hvad er et Design Sprint?
Et designsprint går i grove træk ud på at samle syv mennesker i fem dage for at omsætte en konkret udfordring til et koncept, der er blevet testet af relevante brugere og relevante interessenter. Deltagerne i sprintet er f.eks. medarbejdere med domænekendskab, en strateg, en designer, en beslutningstager. Hvis ledelsen ikke er med i sprintet, skal ledelsen overdrage mandatet til en udvalgt medarbejder, der får mandat til at træffe de nødvendige beslutninger i løbet af ugen. Design Sprintets format er dynamisk og agilt, fordi, der i hver fase arbejdes på højtryk med mange forskellige inputs, og der træffes beslutninger om valg og fravalg igennem hele processen.

Hvorfor skal den offentlige sektor anvende design sprints?
Den offentlige sektor kan drage fordel af at sprinte sig til løsninger. Især fordi et design sprint netop har fokus på at inddrage brugerne og arbejde teambaseret med medarbejdere på tværs af organisationer.

Vi har listet en række fordele ved at bruge design sprints i den offentlige sektor:

  1. Design sprintets intensive natur tvinger deltagerne til at arbejde effektivt og træffe beslutninger på kort tid. Ideer, der ikke er bæredygtige, kasseres hurtigt, fordi prototypen netop handler om at skabe læring ift. om en given løsning virker. Hvor en idé traditionelt ofte kan være undervejs i månedsvis, er der feedback allerede om fredagen i sprintet.
  2. Tiden udnyttes optimalt – ingen forstyrrelser og alle nødvendige ressourcer er til rådighed i sprint-ugen. Der kan arbejdes koncentreret.
  3. Rollefordelingen i et design sprint er tydeligt defineret. Der er en facilitator, der leder slagets gang og en beslutningstager til at skabe retning. Opgavefordelingen er også klart defineret for alle.
  4. Den iterative proces og hurtige test af løsninger skaber et bedre grundlag for at lave bedre løsninger med mere kvalitet og effekt for borgere.

Læs mere om hvordan Design Sprints faciliteres her http://bit.ly/2puzBeW .

Selve planlægningen og sprintets forløb findes der mere viden om her http://bit.ly/1LxCVwo .